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So erstellen Sie einen Bericht in SmartSheet

Eine der besten Funktionen, die Smartsheet zu bieten hat, ist wahrscheinlich das Erstellen von Projektberichten. Projektmanagern zu ermöglichen, mit Daten aus verschiedenen Blättern in einer einzigen Ansicht zu arbeiten, kann eine echte Zeitersparnis sein. Dieser Prozess kann jedoch für diejenigen eine Herausforderung sein, die noch nie Berichte erstellt oder gerade erst mit der Verwendung von Smartsheet begonnen haben. Wenn Sie zu einer der beiden Kategorien gehören, sind Sie hier richtig.

So erstellen Sie einen Bericht in SmartSheet

In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie alles, was Sie zum Erstellen eines Berichts in Smartsheet wissen müssen. Sie werden wissen, was die verschiedenen Berichtstypen sind und wie Sie sie konfigurieren.

Wie erstelle ich einen Bericht in Smartsheet auf einem PC?

Jeder erfolgreiche Projektmanager muss wissen, wie man effizient Multitasking macht. Mit laufenden Aufgaben, wöchentlichen Verkäufen oder anderen Projekten Schritt zu halten, kann ohne zeitnahe Berichte über jede dieser Aktivitäten entmutigend sein. Berichte sind besonders nützlich, um Kerngeschäftsfragen zu beantworten und einen Workflow zu verwalten und zu verfolgen.

Sie können alle Daten in einem Bericht bearbeiten, zusammenfassen oder sortieren. Nachdem Sie erfolgreich eine erstellt haben, können Sie sie an Ihre Kollegen oder Stakeholder senden, teilen oder veröffentlichen.

Sie können in der Smartsheet-Desktopbrowser-App zwei grundlegende Berichtstypen erstellen: Zeilen- und Blattzusammenfassungsberichte.

Die Zeilenberichte sammeln sofort Zeilendaten aus verschiedenen Blättern. Dank dieser Berichte können Sie sich einen Überblick über alle unvollständigen Aufgaben, nicht erfolgten Zahlungen oder andere in Zeilen gestapelte Informationen verschaffen.

Der Bericht Blattzusammenfassung zeigt zusammenfassende Feldinformationen für verschiedene Blätter an. Dies ist ein hervorragendes Werkzeug, um einen detaillierten Überblick über verschiedene Projekte zu erhalten.

Sie können Zeilen- und Zusammenfassungsberichte im Report Builder innerhalb der Smartsheet-Desktop-Browser-App erstellen. Dieser Prozess umfasst einige Schritte, aber sie werden ein Kinderspiel für diejenigen sein, die die folgenden Anweisungen sorgfältig befolgen:

Zeilenbericht

Schritt 1: Erstellen des Zeilenberichts

  1. Melden Sie sich auf Ihrem Desktop bei Ihrem Smartsheet-Browserkonto an.

  2. Navigieren Sie zum Menüzeichen in der oberen linken Ecke des Fensters.

  3. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um das Solution Center zu öffnen.

  4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Erstellen“.
  5. Wählen Sie aus den angezeigten Optionen „Bericht“.

  6. Ein Aufforderungsfenster wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, den Bericht zu benennen und den Berichtstyp auszuwählen.

  7. Wählen Sie „Zeilenbericht“ und klicken Sie auf „OK“.

Sie müssen Ihren Bericht jetzt konfigurieren, um ihn verwenden zu können.

Schritt 2: Konfigurieren des Zeilenberichts

Verwenden Sie die Registerkarten in der oberen Symbolleiste, um den Zeilenbericht zu konfigurieren. Sie können Folgendes konfigurieren: Quellblätter, anzuzeigende Spalten, Filterkriterien, Gruppieren, Zusammenfassen, Sortieren. Auf der Registerkarte Filterkriterien können Sie beispielsweise Bedingungen auswählen, die in Ihrem Bericht angezeigt werden sollen. Sie können nach Kommentaren, Abteilung, Beschreibung, Zuordnung und vielem mehr filtern.

Schritt 3: Sortieren von Zeilenberichtsergebnissen

Ein wesentlicher Bestandteil beim Erstellen eines Zeilenberichts besteht darin, die Ergebnisse nach Feldern zu sortieren:

  1. Klicken Sie im Symbolleistenmenü auf den Abschnitt „Sortieren“.

  2. Wählen Sie ein Feld aus, nach dem der Bericht sortiert werden soll.

  3. Wählen Sie „Absteigend sortieren“ oder „Aufsteigend sortieren“, um die Ergebnisse zu sortieren.

Wenn Sie weitere Sortierkriterien hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Option „Nach einer anderen Spalte sortieren“. Sie können die Berichtsergebnisse nach maximal drei Feldern sortieren.

Wie erstelle ich einen Bericht in der Smartsheet iPhone App?

Mit der Smartsheet iPhone-App können Sie auf Informationen in allen verfügbaren Blättern und Berichten zugreifen und diese bearbeiten. Dies kann ein echter Lebensretter sein, wenn Sie ohne Ihren Computer unterwegs sind und eine improvisierte Datenkonfigurationsaufgabe erhalten, die sofort erledigt werden muss.

Mit der mobilen Smartsheet-App können Benutzer jedoch keine neuen Berichte erstellen. Wie auf ihrer Website empfohlen, verwenden Sie die App am besten mit zuvor eingerichteten Berichten oder Blättern. Sie sollten die Desktop-Version verwenden, um einen Bericht einzurichten oder Automatisierung zu erstellen, Formeln anzuwenden und andere administrative Änderungen vorzunehmen. Sie können Änderungen an den Spalten auf Ihrem Telefon vornehmen, wenn Sie Tabellenadministrator oder Inhaber sind.

Wie erstelle ich einen Bericht in der Smartsheet Android App?

Der Zugriff auf Smartsheet-Berichte auf Ihrem Android-Gerät kann überraschend praktisch sein, insbesondere wenn Ihr Computer außer Reichweite ist. Leider unterstützt die Smartsheet Android-App immer noch nicht das Erstellen neuer Berichte.

Sie können jederzeit mit Ihrem Android-Gerät auf alle Berichte in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen. Sie können die Spalten auch bearbeiten, wenn Sie der Eigentümer oder Administrator des Berichts sind. Das Erstellen neuer Berichte, Blätter oder das Arbeiten mit administrativen Änderungen erfolgt am besten in der Smartsheet-Desktopversion.

Wie erstelle ich einen zusammenfassenden Bericht in Smartsheet?

Durch das Erstellen eines Zusammenfassungsberichts können Teams bestimmte Zusammenfassungsfelder aus verschiedenen Blättern an einem Ort sammeln. Auf diese Weise kann jeder wichtige Informationen und Daten in einer Ansicht auf Portfolioebene erkennen. Anschließend können Sie die Daten ganz einfach zu Gruppen zusammenfassen, Informationen durch Anwenden von Funktionen zusammenfassen und vieles mehr.

Folgendes sollten Sie wissen, bevor Sie einen zusammenfassenden Bericht in Smartsheet erstellen:

  • Die Zusammenfassungsfelder in allen Blättern, die Sie einschließen möchten, müssen einheitlich benannt werden. Die App schließt Informationen für eine bestimmte Zusammenfassung aus, wenn es nur kleinste Unterschiede in den Abständen oder der Schreibweise gibt.
  • Verwenden Sie dieselben Feldtypen für alle Zusammenfassungen, die dieselben Daten sammeln. Sie möchten, dass alle Spalten ein Währungsformat haben, wenn Sie beispielsweise Geldinformationen aggregieren. So vermeiden Sie doppelte Berichtsspalten. Wenn einige Felder nur Zahlen wären und andere Währungen, würden Sie am Ende zwei Spalten haben – eine für jeden Feldtyp.

So erstellen Sie einen zusammenfassenden Bericht in Smartsheet:

  1. Starten Sie die Smartsheet-App in Ihrem Desktop-Browser.
  2. Gehen Sie zur Menüleiste in der oberen rechten Ecke. Es ist das Menü mit drei horizontalen Linien.

  3. Wählen Sie das als Pluszeichen gekennzeichnete „Solution Center“ aus.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Melden“.

  5. Sie werden aufgefordert, den Bericht zu benennen und einen Berichtstyp auszuwählen.

  6. Wählen Sie die Option „Blattzusammenfassungsbericht“.

  7. Klicken Sie auf "OK".
  8. (Optional, kann später erfolgen) Wählen Sie im Abschnitt „Quellblätter“ die Quellblätter aus, deren Blattzusammenfassungsfelder Sie einschließen möchten.

  9. (Optional, kann später durchgeführt werden) Geben Sie unter "Anzuzeigende Felder" die anzuzeigenden Spalten an. Dies sind Zusammenfassungsfelder, die Sie hinzufügen möchten.

Sie können den Blattzusammenfassungsbericht mit dem Berichts-Widget direkt zu Ihrem Dashboard hinzufügen. Sie können die Berichtsdaten auch in Diagrammen oder Grafiken visualisieren und Ihren Kollegen den Zugriff auf die Informationen erleichtern.

Um eine Portfolioansicht aller enthaltenen Daten zu erstellen, müssen Sie definieren, welche Informationen in den zusammenfassenden Bericht übernommen werden sollen. Sie können dies tun, indem Sie durch die Einstellungen der Symbolleiste navigieren:

  • Quellblätter: Geben Sie an, welches Blatt und welche Blattzusammenfassung in den Bericht aufgenommen werden sollen.
  • Anzuzeigende Spalten: Wählen Sie das Zusammenfassungsfeld aus, das in den Bericht aufgenommen werden soll.
  • Filterkriterien: Legen Sie Parameter für die im Bericht angezeigten Informationen fest.
  • Gruppieren: Organisieren Sie Zeilen, indem Sie ähnliche Daten in logische Klassifikationen gruppieren.
  • Zusammenfassen: Extrahieren Sie Kernberichtsinformationen.
  • Sortieren: Wählen Sie aus, wie die Berichtszusammenfassungsdaten sortiert werden sollen.

Um all diese Änderungen zu übernehmen, klicken Sie oben rechts im App-Fenster auf „Speichern“. Sie können dann alle Informationen sehen, die die oben ausgewählten Kriterien erfüllen.

Wie erstelle ich einen Statusbericht in Smartsheet?

Statusberichte helfen, den gesamten Projektfortschritt zusammenzufassen, und ihr Hauptziel besteht darin, alle über die laufenden Änderungen und potenzielle Risiken oder Hindernisse auf dem Laufenden zu halten. Glücklicherweise bietet Smartsheet jede Menge kostenlose Vorlagen, mit denen Sie einen detaillierten Statusbericht erstellen können. Sie finden sie auf dieser Seite.

Sie können auch Ihren eigenen Statusbericht erstellen und sich die Vorlagen nur zur Inspiration ansehen. Hier sind einige der grundlegenden Abschnitte, die Sie in Ihren Statusbericht aufnehmen sollten:

  • Projektname. Hier schreiben Sie den Namen des Projekts. Der Name sollte für alle Stakeholder, die sich den Statusbericht ansehen könnten, klar genug sein.
  • Projektmanager. Name des Projektverantwortlichen.
  • Projektzeitraum. Der Zeitraum, den das Projekt abdeckt.
  • Datum der Fertigstellung. Hier sollten Sie das Fälligkeitsdatum des Projekts eintragen. Wenn es kein genaues Fälligkeitsdatum gibt, können Sie das geschätzte aufschreiben.
  • Budget. Wie ist der Status Ihres Projektbudgets? Hier geben Sie ein, ob es am Ziel ist oder nicht.
  • Zeitlicher Ablauf. Hier notieren Sie den Status Ihres Projektterminplans. Gibt es Straßensperren oder läuft bisher alles nach Plan?
  • Qualität. Hier können Sie angeben, ob das Projekt erfolgreich ist oder eher risikobehaftet ist.
  • Umfang. Notieren Sie den Umfang des Projekts und ob das ursprüngliche Projekt zu groß oder zu klein war.
  • Risiken. Schreiben Sie alle Risiken auf, mit denen Ihr Projekt konfrontiert war. Wie ist ihr Status jetzt?
  • Straßensperren. Erwähnen Sie alle anderen Hindernisse, die Ihr Projekt beeinträchtigen könnten.

Diese Abschnitte reichen aus, um einen klaren Bericht zu erstellen, der alle Phasen des Projekterfolgs verfolgt.

Erstellen eines Berichts in Smartsheet

Das Erstellen von Berichten zur Verfolgung des Projektfortschritts ist für einen detaillierten, kompakten und zeitsparenden Workflow unerlässlich. Durch das Kombinieren der Daten aus mehreren Blättern in einer Portfolioansicht können Sie wichtige Informationen einfach mit Stakeholdern teilen. Mit Smartsheet können Sie genau das tun. Nachdem Sie unseren Leitfaden gelesen haben, können Sie hoffentlich selbst Berichte in Smartsheet erstellen.

Welche Berichtsart finden Sie besonders nützlich für das Projektmanagement? Teilen Sie Ihre Gedanken und Erfahrungen in den Kommentaren unten mit.