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Wenn es darum geht, alltägliche Dokumente zu vernichten, müssen Sie selten über die Registerkarte Home von Word hinausgehen. Aber in der Benutzeroberfläche versteckt, gibt es eine Fülle zusätzlicher Tools, die darauf warten, entdeckt zu werden. Diese Funktionen sind nicht wirklich „geheim“, aber viele Benutzer finden sie nie – und können Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen.
Im Folgenden beschreiben wir unsere 20 am häufigsten übersehenen Funktionen in Word. Viele von ihnen sind seit einem Jahrzehnt oder länger in Word und in den Menüs von Word XP und Word 2003 zu finden, aber wir konzentrieren uns auf die Ribbon-Oberfläche von Word 2007 und höher, die schließlich erfunden wurde, um zu helfen Benutzer finden die eher esoterischen Funktionen der Software.
1. Wählen Sie Ähnliche Formatierung
In einer idealen Welt würde jedem Element in Ihrem Dokument ein Stil zugewiesen. Wenn Sie sich jedoch auf die lokale Formatierung verlassen haben, ist es immer noch einfach, globale Änderungen vorzunehmen. Der Abschnitt "Bearbeiten" ganz rechts auf der Registerkarte "Start" enthält die praktische Option "Alle Texte mit ähnlicher Formatierung auswählen". Auf diese Weise können Sie ganz einfach alle Ihre Ad-hoc-Überschriften, Bildunterschriften usw. auf einmal hervorheben und ihr Erscheinungsbild auf einen Schlag optimieren – oder einen Stil für eine einfachere zukünftige Verwaltung anwenden.
2. Zwischenablage-Panel
Die Zwischenablage bietet eine bequeme Möglichkeit, mehr als ein Element gleichzeitig in Ihrer Zwischenablage zu behalten. Klicken Sie auf das kleine Popup-Symbol im Abschnitt Zwischenablage der Registerkarte Start, um es zu öffnen. Bis zu 24 zuletzt ausgeführte Ausschneide- und Kopiervorgänge werden gespeichert, und Sie können auf einen von ihnen klicken, um ihn an der Einfügemarke einzufügen. Mit dem Dropdown-Menü Optionen unten können Sie steuern, wann das Zwischenablagefenster angezeigt wird. Eine Möglichkeit besteht darin, es erscheinen zu lassen, wenn Sie Strg+C zweimal drücken.
3. Übersetzen
Wortüberblick | Die Übersetzungsfunktion sendet den Text Ihres Dokuments an die Microsoft Translator-Webseite und zeigt eine Übersetzung in einem Browserfenster an. In Word 2010 und 2013 können Sie auch Review | . aktivieren Übersetzen | Mini-Übersetzer, der eine QuickInfo mit Geisterbildern anzeigt, wenn Sie mit der Maus über eine ausgewählte Textpassage fahren; Bewegen Sie Ihren Mauszeiger darauf, um eine Popup-Übersetzung in Ihrer ausgewählten Sprache anzuzeigen. Es stehen Dutzende von Sprachen zur Auswahl: Durchsuchen Sie sie, indem Sie in der Dropdown-Liste Übersetzen die Option Übersetzungssprache auswählen auswählen.
4. Kerning
Professionelle Desktop-Publishing-Software unterstützt Kerning – die selektive Anpassung des Abstands zwischen den Zeichen, um den Text ästhetisch ansprechender zu gestalten. Word tut dies standardmäßig nicht, aber es kann aktiviert werden, indem Sie auf das Pop-Out-Symbol im Abschnitt Schriftart der Registerkarte Start klicken und das Kontrollkästchen "Kerning für Schriftarten" aktivieren. Geben Sie in das Feld rechts eine minimale Punktgröße ein. Wenn Sie jedoch bei kleinen Schriftarten Kerning verwenden, können die Buchstaben scheinbar zusammenlaufen, was die Lesbarkeit verringert.
Verwenden Sie für einen einfacheren Zugriff die Tastenkombination STRG+D oder CMD+D auf einem Mac. Diese Verknüpfung führt Sie direkt zum Bildschirm Schriftarten, unabhängig davon, welche Version Sie verwenden. Benutzer, die Word 2007 oder früher ausführen, müssen die Option Zeichenabstand aktivieren. Wenn Sie eine neuere Version verwenden, wählen Sie die Registerkarte „Erweitert“ oben im Popup-Fenster, wie oben gezeigt.
5. Diagramm einfügen
Wenn Sie ein Excel-Diagramm in Ihr Dokument einfügen möchten, müssen Sie Word nicht verlassen. Auswählen von Einfügen | Diagramm in Word öffnet eine Miniaturansicht von Excel, in der Sie Ihre Daten bearbeiten oder importieren können. Schließen Sie einfach das Excel-Fenster, wenn Sie fertig sind – es wird in Word in Diagrammform angezeigt. Am oberen Rand des Word-Fensters geben Ihnen die Registerkarten Diagrammtools die volle Kontrolle über das Design und das Erscheinungsbild Ihres Diagramms, sodass Sie Excel nicht manuell starten müssen.
6. SmartArt
SmartArt hilft Ihnen, Prozesse und Beziehungen durch fast 200 vorgefertigte Layouts für Pyramidenorganisationen, Zyklen, Hierarchien, Matrizen und mehr zu veranschaulichen. Um es in Word zu verwenden, klicken Sie einfach auf Einfügen | SmartArt und wählen Sie eine Vorlage aus. Geben Sie dann Ihre Beschriftungen in das angezeigte schwebende Bedienfeld ein und ziehen Sie die Ziehpunkte, um die Größe des SmartArt zu ändern. Wenn Sie möchten, dass es über Ihrem Dokument schwebt, können Sie dies einfach erreichen, indem Sie ein Textfeld erstellen (über Einfügen | Textfeld) und Ihre SmartArt darin platzieren.
7. Screenshot einfügen
Wenn Sie ein Tutorial schreiben – oder einfach ein Bild aus einem anderen Programm in Ihr Dokument einfügen möchten – können Sie einen Bereich des Windows-Desktops übernehmen, indem Sie Einfügen | . auswählen Bildschirmfoto; Über das Dropdown-Menü können Sie jedes geöffnete Fenster direkt als Bild importieren. Alternativ können Sie die Option Screen Clipping auswählen, um ein Rechteck mit der Maus zu ziehen und einen benutzerdefinierten Bereich des Bildschirms zu erfassen.
8. Schnellteile einfügen
Unternehmen müssen häufig Briefe und Dokumente erstellen, die Standardelemente oder Absätze enthalten, beispielsweise eine Adresse. Die AutoText-Funktion von Word kann helfen. Wählen Sie eine Textpassage aus und wählen Sie dann Einfügen | Schnellteile | AutoText | Auswahl in AutoText Gallery speichern. Sie können diesen Text jetzt erneut in ein beliebiges Dokument einfügen, indem Sie ihn unter Einfügen | . auswählen Schnellteile | AutoText-Menü. Sie können auch Quick Parts für Elemente wie Ihren Firmennamen und Ihre E-Mail-Adresse einrichten und im Building Blocks Organizer auch Vorlagen und Objekte für den Schnellzugriff einrichten.
Beachten Sie, dass diese Option zum Zeitpunkt des Schreibens für Mac-Benutzer nicht verfügbar ist.
9. Silbentrennung
Wenn Sie das ungerade Wort über zwei Zeilen verteilen, können Sie das Erscheinungsbild Ihres Dokuments verbessern. Es kann verhindern, dass Ihr rechter Rand zu unregelmäßig wird, oder bei vollständig ausgerichtetem Text kann es verhindern, dass große „Inseln“ mit Leerzeichen zwischen den einzelnen Wörtern erscheinen. Word kann Wörter nach Bedarf automatisch trennen, aber die Funktion ist standardmäßig deaktiviert: Um sie zu aktivieren, gehen Sie zur Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie Silbentrennung | Automatisch.
10. Zeilennummern
Wenn Sie sich auf Code, Rechtsdokumente oder sogar Gedichte beziehen, möchten Sie Ihre Zeilen vielleicht nummerieren, um das Nachschlagen zu erleichtern. Das Werkzeug für nummerierte Listen von Word wendet Einrückungseinstellungen an, die möglicherweise nicht Ihren Wünschen entsprechen: Wählen Sie Seitenlayout | Stattdessen werden Zeilennummern verwendet, und Word wendet eine saubere Nummerierung am Dokumentrand an. Standardmäßig wird die Zeilennummerierung auf das gesamte Dokument angewendet, Sie können jedoch den ausgewählten Text überspringen, indem Sie Zeilennummern | . wählen „Für aktuellen Absatz unterdrücken“.
11. Digitale Signaturen
Es ist nicht immer klar, ob es sich bei einem digitalen Dokument um ein authentisches Original handelt. Um ein Dokument mit einem persönlichen Verschlüsselungsschlüssel zu signieren, gehen Sie zur Registerkarte Datei (oder zur Kugel in Word 2007), wählen Sie Dokument schützen und wählen Sie „Digitale Signatur hinzufügen“; Sie werden aufgefordert, das Dokument zu speichern, bevor Ihre Signatur hinzugefügt wird. Die Unterschrift wird automatisch ungültig, wenn das Dokument geändert wird, so dass ihr Vorhandensein eine Garantie für die Echtheit ist. Wenn Sie eine andere Person zum Unterschreiben eines Dokuments einladen möchten, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und wählen Sie im Abschnitt Text die Option Unterschriftszeile aus.
12. Wasserzeichen
Wenn Sie einen Entwurf eines Dokuments verteilen oder etwas Privates mit einem Arbeitskollegen teilen, ist es nützlich, die Seite mit einem Wasserzeichen versehen zu können, damit Sie auf einen Blick sehen können, um welche Art von Dokument es sich handelt. Im Dropdown-Menü Wasserzeichen auf der Registerkarte Seitenlayout können Sie mit zwei Klicks ein großes graues Wasserzeichen mit der Aufschrift „ENTWURF“, „VERTRAULICH“ oder „DRINGEND“ hinzufügen. Wählen Sie Benutzerdefiniertes Wasserzeichen, um Ihren eigenen Text oder ein Bild zu platzieren.
Mac-Benutzer müssen die Registerkarte "Einfügen" oben auf ihrem Computerbildschirm verwenden, um auf die Wasserzeichenoption zuzugreifen.
13. Zitate
Bei wissenschaftlichen Arbeiten kann Word Ihnen auch bei der Verwaltung Ihrer Zitate helfen. Auf der Registerkarte Referenzen finden Sie eine Schaltfläche zum Verwalten von Quellen; Hier können Sie die Details zu jedem Werk eingeben, auf das Sie verweisen, und dann Verweise darauf einfügen, indem Sie auf das Dropdown-Menü Zitat einfügen klicken. Sie können ein Zitationsformat aus 14 anerkannten Stilen auswählen, darunter APA- und MLA-Standards, und am Ende können Sie mit einem Klick ein Literaturverzeichnis erstellen.
14. Makros
Die Skriptschnittstelle von Office ist gelinde gesagt ausgereift, aber wenn Sie eine einfache, sich wiederholende Aufgabe automatisieren möchten, müssen Sie keine Codezeile eingeben. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Dropdown-Liste Makros und wählen Sie Makro aufzeichnen. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld eine Schaltfläche oder eine Tastenkombination (denken Sie daran, auf Zuweisen zu klicken, um Ihre Auswahl zu bestätigen). Führen Sie dann die Aufgabe aus, die Sie automatisieren möchten. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zurück zum Dropdown und wählen Sie Aufnahme beenden. Wenn Sie nun jederzeit die von Ihnen gewählte Taste oder Tastenkombination drücken, werden die von Ihnen aufgezeichneten Vorgänge wiederholt.
15. Gliederungsansicht
Wenn Sie Word für ein großes Projekt verwenden, z. B. eine College-Dissertation oder einen Roman, kann es hilfreich sein, das Dokument in Abschnitte und Unterabschnitte zu unterteilen. Gehe zu Ansicht | Gliederung, um auf eine hierarchische Anzeige zuzugreifen, mit der Sie Überschriften markieren und den darunter liegenden Haupttext reduzieren können; Dadurch haben Sie einen klaren Überblick über Ihr Dokument, das durch Verschieben von Abschnitten mühelos neu organisiert werden kann. Sie können auch mehrere Dokumente in einem Hauptprojekt zusammenfassen: Klicken Sie im Abschnitt Hauptdokument der Registerkarte Gliederung auf Dokument anzeigen, um Unterdokumente zu importieren oder zu erstellen.
16. Seitenfarbe
Wenn Sie möchten, dass Ihr Dokument auffällt, können Sie das Seitenlayout | . verwenden Dropdown-Menü Seitenfarbe, um eine Hintergrundwäsche anzuwenden; Wählen Sie Fülleffekte und Sie können Muster und Texturen hinzufügen. Füllungen und Muster werden automatisch auf alle Seiten Ihres Dokuments angewendet. Auch wenn Sie sie auf dem Bildschirm sehen können, werden sie nicht gedruckt, sodass sie die Lesbarkeit Ihrer gedruckten Kopien nicht beeinträchtigen.
Einige Benutzer finden die Seitenfarbenauswahl möglicherweise auf der Registerkarte "Design", abhängig von der Version von Microsoft Word und dem von Ihnen verwendeten System.
17. Index einfügen
Ein drittes nützliches Feature für längere Werke ist die Möglichkeit, automatisch einen Index zu generieren. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie zuerst Ihre Referenzen im Text markieren, indem Sie das entsprechende Wort oder die entsprechende Phrase auswählen und dann auf Referenzen | . klicken Index einfügen. Wenn Sie alle Ihre Stichwörter markiert haben, klicken Sie auf Index einfügen, um einen Index zu erstellen. Diese enthält Verweise auf die von Ihnen markierten Instanzen und sich selbst aktualisierende Links zu den Seitenzahlen, auf denen sie erscheinen.
18. Dokumente kombinieren und vergleichen
Word kann zwei Dokumente automatisch vergleichen oder kombinieren: Sie finden das Tool unter Review | Vergleichen. Wenn Sie die Arbeit lieber selbst erledigen möchten, klicken Sie auf Ansicht | Seite an Seite anzeigen; Dadurch werden Ihre Dokumente automatisch mit identischen Zoomfaktoren nebeneinander positioniert, sodass Sie problemlos zwischen ihnen hin- und hersehen können. Wenn Sie auf die Schaltfläche Synchrones Scrollen klicken, scrollen sie sogar im Gleichschritt nach oben und unten, wenn Sie den Cursor bewegen oder die Bildlaufleiste ziehen.
19. Dokumentenprüfer
Pressesprecher und Beamte sind in der Vergangenheit bei der Verteilung von Dokumenten mit sensiblen Informationen, die in ihren Metadaten eingebettet sind oder die über die Option "Änderungen nachverfolgen" von Word wiederherstellbar sind, in der Vergangenheit gelandet. Machen Sie nicht den gleichen Fehler: Im Info-Abschnitt auf der Registerkarte Datei (oder dem Orb in Office 2007) finden Sie unter der Dropdown-Liste „Zur Freigabe vorbereiten“ eine Auswahl an Optionen, mit denen Sie nach versteckten Informationen suchen können (und Kompatibilität mit anderen Word-Editionen bestätigen).
20. Passen Sie das Band an
Die Ribbon-Benutzeroberfläche wurde so konzipiert, dass sie stabiler ist als die hochgradig anpassbare Office 2003-Benutzeroberfläche. Wenn Sie jedoch Datei | . auswählen Optionen | Wenn Sie das Menüband anpassen, können Sie neue Funktionen hinzufügen und diejenigen entfernen, die Sie nicht sehen möchten. Sie können Funktionen hinzufügen, die normalerweise überhaupt nicht verfügbar sind – es gibt eine hilfreiche Auswahl von „Befehlen nicht im Menüband“ – und sogar Ihre eigenen Registerkarten erstellen. Wenn das zu kompliziert ist, können Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die oben auf dem Bildschirm angezeigt wird, mithilfe des kleinen Dropdown-Pfeils am rechten Ende anpassen.
